Kabzımal (hal komisyoncusu), günde onlarca üretici ve müşteriyle alış-satış, tahsilat ve ödeme yapar; para nakit, havale ve çek-senet olarak sürekli el değiştirir. Bu yoğunlukta "kim bana ne kadar borçlu, kasamda ne var, hangi çek ne zaman ödenecek" sorularının cevabını anlık bilmek işin can damarıdır. Resmi muhasebeyi mali müşaviriniz tutar; ama günlük para ve cari akışını yönetmek sizin işinizdir ve buna ön muhasebe denir. Bu rehber, kabzımal için ön muhasebenin temel taşlarını sade bir dille anlatır.
Ön muhasebe nedir, resmi muhasebeden farkı ne?
Ön muhasebe, işletmenin günlük ticari hareketlerinin (alış, satış, tahsilat, ödeme, çek, stok) takip edildiği operasyonel kayıttır. Resmi muhasebe ise bu hareketlerin yasal defterlere işlenmesi ve beyannamelerin hazırlanmasıdır; onu mali müşaviriniz yapar. Ön muhasebe olmadan resmi muhasebe eksik veri ve karışıklıkla çalışır; iyi tutulmuş ön muhasebe ise hem işinizi kontrol etmenizi hem de müşavirinize temiz veri vermenizi sağlar.
Cari hesap: kim borçlu, kim alacaklı?
Cari hesap, her müşteri ve tedarikçi (ve üretici) için tutulan borç-alacak defteridir. Her alış, satış, tahsilat ve ödeme ilgili carinin hesabına işlenir; böylece o kişiyle aranızdaki güncel bakiyeyi her an görürsünüz. Kabzımal için cari, işin merkezidir: bir üreticiye ne kadar hakediş borçlusunuz, bir manav size ne kadar borçlu — hepsi cariden okunur.
- Cari kart: her müşteri/tedarikçi/üretici için ad, VKN/TCKN ve iletişim bilgisi.
- Hesap hareketi (extre): o carinin tüm alış-satış-tahsilat-ödeme dökümü.
- Bakiye: carinin güncel borç veya alacak durumu.
- Mutabakat mektubu: karşı tarafla bakiyeyi karşılaştırma belgesi.
Kasa ve banka: nakit ve havalenin takibi
Kasa, işletmedeki nakdin defteridir: gün içinde giren-çıkan para kasaya işlenir ve gün sonu kasa bakiyesi fiziki nakitle tutmalıdır. Banka ise havale/EFT ve hesap hareketlerinin takibidir. Kabzımalda çoğu zaman çoklu döviz de gündeme gelir (özellikle ithal ürün veya döviz bazlı işlemlerde); bu yüzden kasa ve bankanın döviz destekli olması, TCMB kurlarıyla değerleme yapabilmesi önemlidir.
Çek ve senet: vadeli tahsilat-ödemenin yönetimi
Hal ticaretinde tahsilat ve ödemenin büyük kısmı çek-senetle döner. Aldığınız çekleri, kendi kestiğiniz çekleri ve senetleri vade tarihleriyle takip etmezseniz, bir çekin karşılıksız çıkması veya bir ödemenin unutulması ciddi zarar doğurur. İyi bir çek-senet takibi şu soruları anında yanıtlar:
- Hangi çek kimden alındı, vadesi ne zaman?
- Aldığım çeki ciro mu ettim, bankaya tahsile mi verdim, portföyümde mi duruyor?
- Kendi kestiğim çekin karşılığını ne zaman hazır etmeliyim?
- Bu ay kaç çek tahsil olacak, kaç çek ödeyeceğim (vade takvimi)?
Vade tarihi yaklaşan çek-senet için sistemin sizi uyarması, nakit planlamasını çok kolaylaştırır. Portföydeki çeklerin durumunu (portföyde/ciro/tahsilde/ödendi) izlemek, hangi paranın gerçekten elinizde olduğunu görmenizi sağlar.
Mutabakat ve mizan: hesabın doğruluğunu görmek
Mutabakat, bir cariyle bakiyenizin karşılıklı doğru olduğunu teyit etme işlemidir; tek tıkla üretilen mutabakat mektubu, o carinin tüm hareketlerini listeleyerek karşı tarafla uzlaşmayı kolaylaştırır. Mizan ise tüm carilerin borç-alacak bakiyelerinin toplu özetidir: kimden ne kadar alacaklısınız, kime ne kadar borçlusunuz — hepsi tek tabloda. Dönem sonlarında mizan almak, işletmenin genel durumunu bir bakışta görmenizi sağlar.
Kabzımal ön muhasebesinde günlük rutin
- Günün alış-satışlarını (müstahsil makbuzu, satış) işleyin.
- Tahsilat ve ödemeleri (nakit, havale, çek) ilgili cariye kaydedin.
- Alınan/verilen çek-senetleri vadeleriyle sisteme girin.
- Gün sonu kasa mutabakatı yapın: sistem bakiyesi = fiziki nakit.
- Vadesi yaklaşan çek-senet uyarılarını kontrol edin.
- Gerektiğinde cari extre/mutabakat alarak müşteri-üretici hesabını netleştirin.
Ön muhasebeyi tek programda toplamanın avantajı
Cari, kasa, banka ve çek-senedi ayrı defterlerde veya kopuk Excel'lerde tutmak, sayı büyüdükçe hataya ve tutmayan bakiyeye yol açar. Bunları müstahsil/komisyon/stok işlemleriyle aynı programda toplamak; bir satış girildiğinde carinin, kasanın ve stokun aynı anda güncellenmesini sağlar. Böylece her rakam tek kaynaktan gelir ve "hangi defter doğru?" sorusu ortadan kalkar. Mali müşavirinize de temiz, tutarlı veri gider.